Pada Senin, 08 November 2021 pada pukul 12.00 WIB, Lembaga Pengembangan Pembelajaran dan Penjaminan Mutu (LP3M) UPN “Veteran” Yogyakarta melakukan kunjungan dan diterima oleh Kantor Penjaminan Mutu (KPM) Universitas Katolik Widya Mandala Surabaya (UKWMS). Adapun yang menjadi pertimbangan LP3M adalah penggunaan sistem informasi yang terintegrasi, terutama terkait dengan pelaksanaan Penjaminan Mutu yang telah dilaksanakan oleh UKWMS sebagaimana dijelaskan oleh Ketua KPM UKWMS Dr. Teodora Winda Mulia, Ak., CA., CPA., dalam berbagai kesempatan yang telah menjadi nara sumber LP3M. Sistem Monitoring dan Evaluasi (SIMONE) merupakan sistem yang Ibu Teodora sampaikan pada sebuah acara secara daring dengan LP3M, SIMONE telah teintegrasi dengan berbagai database yang lain pada UKWMS, antara lain sistem akademik, sarapa prasarana, sumber daya manusia, penelitian dan pengabdian masyarakat, dan keuangan

Kedatangan kami diterima oleh Wakil Rektor 1 Aning Ayucitra, ST, M.Sc, Ph.D dan menyampaikan beberapa hal terkait perkembangan Universitas dengan 4 lokasi terpisah dan saat ini kita berada di Kampus Dinoyo. Beliau mengatakan dalam sambutannya bahwa sudah mulai tatap muka terbatas untuk Angkatan 2019 dan 2020. KPM dan Pembelajaran pada UKWMS adalah 2 unit yang terpisah, untuk Pembelajaran terletak pada unit Pusat Studi Pembelajaran, akan tetapi sejak perkuliahan daring, khusus sistem online dihandle oleh Ketua KPM. Pada tahun 2018, beliau menyampaikan bahwa UKWMS mendapatkan SPMI Award dan sejak saat ini mulai menggunakan sistem dalam penjaminan mutu yang juga menentukan dalam Rencana Operasional (Renop) dan Rencana Strategis (Renstra) selanjutnya. UKWMS menggunakan istilah Gugus Jaminan Mutu di berbagai unit, mulai dari Program Studi, Fakultas, Unit, Lembaga.

LP3M diwakili oleh Ketua Lembaga Partoyo, Ph.D menyampaikan ucapan terima kasih telah diterima dengan luar biasa dan selama ini dibantu Ibu Dr. Teodora Winda, Ak., CA.M CPA selaku Ketua KPM yang bersedia menjadi narasumber dalam berbagai acara daring kami. Bu Teodora juga menjadi tempat benchmarking pembuatan aplikasi PANDU untuk keperluan SPMI. Beliau juga menyampaikan bahwa untuk SPMI UPN “Veteran” Yogyakarta memiliki kekhasan, yaitu SPMI Bela Negara.

Acara selanjutnya adalah paparan yang disampaikan oleh Ketua KPM yang menjelaskan banyak hal antara lain, SPMI yang menjadi dokumen pedoman semua pihak dan SPMI kali ini pada periode 2019-2024. Semua dokumen SPMI memperoleh pendaftaran Hak Kekayaan Intelektual karena proses pembuatannya yang tidak mudah oleh Lembaga. Pada tahun 2020 sudah memasukkan manajemen risiko dalam kegiatannya. KPM berada di bawah koordinasi dengan Wakil Rektor 3, akan tetapi dalam pelaksanaannya tetap akan beririsan dengan kegiatan Wakil Rektor 1. KPM juga mengadakan berbagai pelatihan bekerjasama dengan LLDIKTI 7, antara lain adalah Pelatihan Pekerti, Pelatihan Asesor BKD, dan juga pelatihan lain semacam pembelajaran OBE. Beliau juga menyampaikan posisi saat ini terdapat 4 prodi yang akan Sertifikasi Internasional AUN pada tahun 2022. KPM merasa sangat terbantu dengan adanya Sistem Informasi Monitoring dan Evaluasi (SIMONE), berbagai proses akreditasi berjalan dengan lebih lancar dan meyakinkan. Menjadi persoalan Ketika prodi tidak melaksanakan Monev dan AMI dalam SIMONE. Beliau menyampaikan bahwa teman-teman prodi yang memberikan complain pada sistem audit, sebenarnya mereka cinta dengan KPM, menyadari bahwa itu penting, akan tetapi juga memahami diperlukan upaya kerja keras dari prodi.

Hasil dari kunjungan dan diskusi pada kesempatan ini memberikan banyak masukan bagi LP3M untuk terus memperbaiki dan mengembangan sistem PANDU yang telah dimiliki. Demikian juga berbagai masukan indikator untuk program audit dari UKWMS bagi LP3M yang akan dilakukan pengembangan modul audit untuk Lembaga, Biro, Unit Pelaksana Teknis, dan Laboratorium pada tahun 2022. Budaya mutu yang terbangun memang tidak sama dan starting yang berbeda, akan tetapi berbagai diskusi memberikan semangat bagi LP3M untuk tetap konsisten mengembangan sistem PANDU.

Akhir acara ditutup dengan berkeliling Gedung sekitar KPM yang ternyata UKWMS terdapat Pusat Perencanaan dan Pengembangan Sumber Daya Manusia yang khusus menangani Kenaikan Fungsional Dosen dengan staf yang sangat handal dengan berbagai peraturan terkait kepangkatan dan fungsional. Pusat ini terpisah dengan Bagian Kepegawaian, hal tersebut dikarenakan sangat diperlukan Lembaga khusus yang memberikan dorongan dan mengingatkan bagi dosen untuk mengembangkan fungsionalnya sampai pada level tertinggi Guru Besar agar tidak stagnan. Terdapat juga Lembaga Penguatan Nilai Universitas, yang didalamnya bertanggungjawab juga dengan MKU, hal tersebut dikarenakan MKU merupakan nilai-nilai dasar yang wajib dipertahankan dan dikuatkan.