Kamis, 11 November 2021, bertempat di Hotel Royall Ambarrukmo, Lembaga Pengembangan Pembelajaran dan Penjaminan Mutu (LP3M) UPN “Veteran” Yogyakarta, menyelenggarakan Rapat Tinjauan Manajemen (RTM) yang dipimpin langsung oleh Rektor Dr. Mohamad Irhas Effendi, M.Si. Acara RTM pada tahun 2021 ini dihadiri oleh formasi penuh semua hadir:

1. Para Wakil Rektor
2. Para Dekan Fakultas
3. Para Kepala Biro
4. Ketua Lembaga
5. Ketua SPI

Acara RTM diawali dengan laporan yang disampaikan oleh Ketua LP3M Partoyo, Ph.D yang memaparkan sikus PPEPP yang berlangsung dalam satu tahun ini dan kegiatan yang merupakan IKU yang menjadi ketugasan LP3M. Progress Monev yang mengalami berbagai perkembangan baik dari sisi Timlak dan Sistem. Progress AMI yang baru pertama kali dilakukan dengan sistem PANDU dengan segala dinamika dan memerlukan evaluasi secara teknis maupun sistem, serta komitmen dari Pimpinan di level Fakultas, Jurusan, dan Program Studi.

Acara dilanjutkan dengan agenda utama yang dipimpin oleh Rektor terkait beberapa temuan yang memerlukan tindak lanjut di level Pimpinan Universitas.  Dalam RTM dibutuhkan komitmen pimpinan untuk menyanggupi tindak lanjut yang dilakukan, jangan sampai tindak lanjut ini mengalami kehilangan huruf n yang menjadi tidak lanjut atau berulang temuan yang sama selama beberapa tahun. RTM kali ini menambahkan format target jadwal dan PIC dalam tindak lanjut agar menjadikan tantangan untuk segera dilakukan dan temuan dinyatakan close.

Kegiatan RTM yang dipimpin oleh bapak Rektor diawali dengan diskusi lingkup RTM yang akan dibahas, apakah bidang akademik dan non akademik, atau akademik dan pelengkap akademik. Hal ini dianggap perlu ditentukan mengingat perlu juga kegiatan serupa dilaksanakan di lingkup Fakultas, agar tidak saling overlap pembahasannya. Hasil diskusi yang dimoderatori oleh bapak Ketua Lembaga LP3M akhirnya menyepakati bahwa RTM sebetulnya merupakan kegiatan berjenjang, dan lingkupnya dari bawah hingga keatas, meski dalam prakteknya belum detil dan utuh pembagian ranah komponennya. Namun, untuk agenda RTM kali ini, mengingat modul AMI pada Aplikasi PANDU ekuivalen isinya dengan matriks BAN-PT, pembahasan akan lebih berpusat pada data-data akademik. Hingga penghujung tahun ini, modul yang tersedia pada PANDU untuk kegiatan PMI masih berada pada fase audit prodi-jurusan-fakultas, namun kedepannya LP3M UPNVY sedang menyiapkan modul selanjutnya, untuk audit Lembaga, biro, UPT, laboratorium, yang hingga saat ini instrumennya sedang dikembangkan.

Berdasarkan hasil temuan proses PMI terkini, temuan pertama yang dibahas adalah komitmen pengurus Prodi, Jurusan, Timlak dan auditor yang dianggap masih dibawah rata-rata. Sebagai tindak lanjut dari RTM yang dipimpin oleh Rektor, diputuskan bahwa Dekan selaku penanggung jawab perlu meningkatkan komitmen. Selanjutnya, bagi fakultas yang berkas AMI nya yang masih kosong, untuk dapat dihimbau melengkapi berkas yang belum tersedia, sebab PANDU sudah dibuka kembali untuk melengkapi data yang kosong. Temuan kedua yang dibahas adalah validitas data yang rendah, yang diputuskan tindak lanjut selanjutnya adalah penyamaan persepsi terkait data, yang perlu dihadiri oleh tim timlak dan LP3M dan ditargetkan terlaksana sebelum Monev periode selanjutnya (Januari 2022).

Kesiapan implementasi kebutuhan Smart Campus juga merupakan salah satu temuan pada proses PMI, hal ini berkaitan dengan banyak berkembangnya sistem/ aplikasi baru di UPN dan kebutuhan akan Server yang tentunya akan semakin tinggi, serta adanya kebutuhan integrasi sistem-sistem yang baru dikembangkan tersebut. Terkait temuan ini, tindakan yang disepakati adalah validasi berkala perkembangan Smart Campus. Misalkan untuk aplikasi Kresna -Aplikasi pengelolaan SDM seharusnya terintegrasi dengan berbagai aplikasi terkait seperti Srikandi dan aplikasi keuangan perlu diintensifkan validasi perkembangannya. Selanjutnya, terkait semakin banyaknya sistem dan aplikasi yang mengakibatkan peningkatan jumlah server, tindakan yang akan ditempuh adalah eksekusi pengadaan enam (6) server baru. Total temuan yang dibahas pada kegiatan RTM kali ini adalah sebanyak dua belas (12) temuan, dan hingga akhir acara berlangsung seluruh temuan tersebut telah didiskusikan rencana tindak lanjut, tenggat waktu serta PIC penyelesaian tindak lanjut.

Dengan terselenggaranya RTM sebagai bagian siklus PPEPP dalam SPMI menandakan bahwa proses ini berjalan dengan baik dan budaya mutu terjaga. Komitmen pimpinan dalam tindak lanjut temuan menjadi sebuah pernyataan tertulis dengan komitmen waktu dan PIC sehingga LP3M dapat memantau dan menagih proses selanjutnya dalam rangka mengkawal budaya mutu untuk kemajuan bersama. Acara diakhiri dengan konfirmasi aplikasi PANDU, khususnya dashboard manajemen pada para dekan untuk mengetahui perkembangan monev dan AMI yang dilakukan oleh prodi masing-masing.